Qual a importância da rotina administrativa?
A rotina administrativa tem papel logístico dentro das empresas porque é responsável pelas etapas de fluxo da organização.
Existem vários exemplos de rotina administrativa, como o controle administrativo do negócio, processos rotineiros e organização de arquivos. O controle financeiro e bancário também são um exemplo, assim como o pagamento de contas.
Para que o negócio possa crescer e prosperar, ele precisa estabelecer uma boa rotina administrativa, visto que ela será responsável por todas as tarefas importantes para a manutenção da organização.
Neste artigo, entenda o que é rotina administrativa, como melhorá-la e qual é sua importância para a companhia.
O que é rotina administrativa?
A rotina administrativa é responsável pelo funcionamento padrão da empresa, formada por meio de normas e rotinas pertencentes às demandas e sua organização, desempenho de resultados e cumprimento de prazos.
Para funcionar adequadamente, é baseada em um mapeamento de produção que ajuda a organizar o setor, tornando os processos mais fáceis e organizados.
Como melhorar a rotina administrativa
A rotina administrativa não pode ser negligenciada, caso contrário, a empresa pode enfrentar uma série de problemas no futuro. Para melhorar esse setor, uma empresa de projeto dreno ar condicionado pode investir nas seguintes práticas:
Mapear os processos
A primeira coisa a ser feita é levantar todas as tarefas do departamento de RH e classificá-las entre previsíveis e periódicas, previsíveis e não periódicas e totalmente imprevisíveis.
Descreva como elas são feitas, as dificuldades durante sua execução, o que não pode ser alterado e aquilo que pode ser modificado sem comprometer o negócio.
Criar procedimentos padrão
Depois de mapear a rotina, é necessário estabelecer alguns procedimentos, e se a empresa for muito grande, recomenda-se uma equipe de duas ou três pessoas para realizar essa tarefa.
Veja quantas atividades precisam ser realizadas e crie um cronograma mensal para distribuí-las de maneira equilibrada. Isso evita sobrecarga e reduz a necessidade de pagamento de horas extras.
Dentre as tarefas previstas que podem ser incluídas em um calendário definido com antecedência estão:
- Gestão de ponto;
- Elaboração de folha de pagamento;
- Gestão de benefícios;
- Relatórios para órgãos governamentais.
Defina como essas tarefas serão executadas para aumentar a velocidade de execução e trazer mais segurança para os profissionais.
Delegar tarefas
Uma confecção de uniformes executivos masculinos deve atribuir responsabilidades, definir um prazo para a execução e esclarecer o objetivo esperado.
Delegar não significa abandonar o trabalhador e esperar os resultados, muito pelo contrário, o gestor precisa acompanhar a execução, orientar os colaboradores, além de oferecer suporte e auxílio.
Usar ferramentas de gestão
Independentemente do tamanho do negócio, é muito importante contar com ferramentas de gestão para automatizar as tarefas.
Muitas organizações, como no caso de uma desenvolvedora de software para portaria virtual, reduzem custos para aumentar sua competitividade, e por meio da automação, podem fazer isso com mais facilidade e sem a necessidade de contratar profissionais.
Definir prioridades
O cronograma estabelecido deve ser seguido à risca, só assim a corporação vai alcançar uma rotina satisfatória.
Só que na prática nem tudo acontece da maneira como planejado, e isso acaba exigindo algumas adaptações.
Uma empresa de troca de tela de celulares deve se certificar de que essas alterações vão ocorrer em momentos críticos, principalmente quando determinada situação precisa ser priorizada.
Importância da rotina administrativa
Uma boa rotina administrativa é fundamental para que a organização alcance seus objetivos, tenha sucesso em seu mercado e possa se manter competitiva.
Por outro lado, quando não se sabe administrar a própria rotina, acaba tendo uma gestão ineficiente que desencadeia prejuízos para o negócio. Em alguns casos, o funcionamento da empresa se torna insustentável, levando ao encerramento das atividades.
Muitos negócios, embora recentes no mercado, acabam encerrando suas operações antes de completarem 5 anos de existência, e isso acontece justamente porque não fizeram um bom planejamento de sua rotina administrativa.
Essa negligência impede a definição de atividades básicas para o dia a dia, além de prejudicar a maneira como a gestão empresarial acontece.
Considerações finais
Administrar uma empresa é um desafio constante e diário, independentemente do porte ou segmento em que ela atua. Mas se houver uma boa rotina administrativa, esse trabalho se torna muito mais simples e organizado.
Por meio das dicas que foram apresentadas ao longo deste conteúdo, vai ficar muito mais fácil organizar a rotina administrativa do seu negócio, e com isso alcançar os objetivos e metas de médio e longo prazo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
