5 etapas fundamentais na Gestão de Projetos

Se você é gestor, empreendedor ou simplesmente tem interesse em conhecer o conceito de MVP e boas práticas na aplicação de estratégias de gestão de projetos e iniciativas que tragam eficiência e segurança para as suas operações, este artigo é para você.

Com uma abordagem focada em gestão de projetos — prática que consiste no planejamento e estruturação de um projeto que pode ser implementado em diferentes áreas de um negócio —, vamos mostrar um passo a passo de como aplicar o processo na prática.

1. Definição do projeto

Na primeira etapa, você só tem uma ideia. Ela será o ponto de partida do seu projeto. Por isso, com a ideia em mãos, será necessário definir as diretrizes básicas do projeto. Faça isso respondendo às perguntas:

 

• o que quero fazer a partir da ideia inicial?
• por que vou fazer?
• como vou fazer?
• quanto vai custar?

As respostas para essas perguntas vão ditar o caminho que será trilhado em todo o projeto, além de permitir a identificação da real viabilidade de implementação de uma ideia. Também são elas que permitem definir os seguintes pontos:

• objetivo do projeto: qual é o objetivo que a empresa pretende alcançar com a ideia e como ela vai trazer melhorias para o negócio. 
• recursos disponíveis: quanto a empresa pretende gastar em recursos humanos e financeiros.
• prazo para execução: data prevista para início e conclusão do projeto. 

Na primeira fase, é interessante definir, ainda, quem será a pessoa responsável pelo controle do projeto e o acompanhamento da execução das tarefas, assim como a utilização do tipo de sistema pdv. Essa será a pessoa que garantirá o andamento das ações, o planejamento das reuniões e apresentações. 

Com todas essas informações organizadas, é chegado o momento de analisar a viabilidade de seguir adiante com o projeto.

Essa análise pode ser feita por meio das informações coletadas, comparando-as com a capacidade de realização da empresa. Se for viável, é interessante analisar o retorno que ela trará para o negócio. 

Sendo um projeto viável, você já tem os elementos necessários para caminhar em direção à segunda etapa.

2. Planejamento

A segunda etapa é o planejamento. Esse é o momento em que os gestores vão focar na definição das metas que precisam ser alcançadas para atingir o objetivo traçado na etapa anterior.

 

Há diferentes maneiras de realizar esse planejamento, e a estratégia deve ser definida a partir das características e especificidades de cada organização. 

3. Execução

A terceira etapa está focada na execução de tudo o que foi planejado nas duas etapas anteriores.

 

Nesse momento, a equipe reunirá os dados coletados para criação e estruturação do projeto e dará início ao trabalho.

 

Com isso, será preciso, entre outras ações, atribuir as tarefas aos membros envolvidos no projeto, seguido da análise da execução dessas tarefas. 

 

Portanto, é fundamental ficar atento ao andamento e execução de cada meta. Os prazos e o volume de trabalho devem ser atualizados diariamente, usando uma ferramenta de controle que permita aos responsáveis acompanharem a evolução das atividades.

 

Uma prática interessante para garantir o alinhamento das ações entre os diferentes membros da equipe que atuam no projeto é a realização de reuniões periódicas de alinhamento e segurança, estar em parceria com uma empresa de recuperação de dados pode ser essencial em caso de algum imprevisto com a perda de documentos e arquivos empresariais.

O cronograma da equipe deve ser acompanhado de perto e estar alinhado com o prazo final de entrega. É possível que aconteçam variações nos cronogramas, principalmente em decorrência de imprevistos, porém, é fundamental ficar atento ao cumprimento dos prazos e ao desenvolvimento de um trabalho alinhado com os objetivos e as metas traçados anteriormente. 

Executado o projeto, a empresa está colocando em prática os seus objetivos iniciais, por isso, a etapa seguinte foca na análise dos resultados e no desempenho obtido.

4. Análise de desempenho

Nesse momento, os gestores focam na avaliação da eficácia e no desempenho de todas as medidas que foram colocadas em prática. Para realizar essa avaliação, é interessante usar indicadores-chave de desempenho. 

 

Porém, é importante destacar que a definição dos indicadores depende do tipo de projeto e da linha de trabalho que foi previamente estabelecida.

 

Para obter respostas concretas, a empresa precisa saber fazer as perguntas certas, sendo que elas incluem:

 

• o projeto conseguiu resolver o problema que foi identificado na primeira etapa e para o qual buscava uma solução?
• o resultado alcançado atendeu às expectativas da empresa?
• a relação custo-benefício foi positiva?
• como foi medido o desempenho geral do projeto?

 

Os indicadores-chave vão responder de forma objetiva se o projeto alcançou os objetivos. 

 

Para os gestores que têm dúvidas com relação à escolha dos indicadores em seus projetos, vale a pena começar por indicadores universais, como indicador de retorno sobre o investimento, índice de desempenho de custo, indicador do valor planejado, indicador do valor ganho, indicador do custo real, entre outros. 

5. Conclusão

A conclusão consiste basicamente no encerramento do projeto. É interessante a empresa considerar a realização de uma reunião com todos os participantes do projeto para uma retrospectiva.

 

Esses encontros são úteis tanto para projetos bem-sucedidos como para aqueles que não atingiram os objetivos traçados. É o momento de reunir pessoas para dialogar sobre erros e acertos, rever indicadores-chave e avaliar melhorias que podem ser implementadas nos próximos projetos. Esse cuidado evita a ocorrência de erros futuros e contribui para a construção de conhecimento.

 

Outra dica interessante é manter todas as informações e materiais do projeto arquivados em uma pasta compartilhada para que todos os envolvidos possam acessá-las sempre que quiserem.

 

Por fim, mantenha uma prática de monitoramento do desempenho do projeto e sempre avalie as oportunidades de implementação de novos projetos de mudança em seu negócio.